LLM( 생성형) 업무효율화, 업무활용, 인공지능 활용하여 일잘 하는법 55

따라하면 성공하는 보고서 작성법_02

 

 

 

보고서 작성시 적용되어야 할 사항에 대해 이어서 말씀드리겠습니다.

 

3. 누구나 읽었을 때 이해를 해야 한다.

당연한 이야기입니다. 누구나 읽었을 때 이해 해야 하기에 범용성 일반성을 타나내야 합니다. 하지만 이때 누구나는 한정해야 합니다. 만약 우리 부서내 공유 라면 매우 함축적으로 요약을 해서 팀원이면 누구나 한번에 알아 듣는 것이 좋을 것이고, 만약 타 부서에서도 확인을 해야 하는 사항이라면 우리 부서 뿐만 아니라 회사 내부적으로 다 이해해야 하는 것으로 작성해야 합니다.

 

4. 도표, 도식화를 하면 좋습니다.

도표, 도식화를 하면 눈에 바로 들어 옵니다. 저는 도표와 도식화를 매우 추천드리고 저 역시 수시로 사용합니다.

구체적으로 제가 사용하는 방법은 내용을 요약해서 설명하고 그것을 다시 한번 도식화 해서 설명합니다. 그래야 요약 내용에서 정리가 불명확 한 부분을 도표 또는 독식을 보면서 이해를 하게 됩니다.

이러한 보고서 작성방법은 약간 불편한 방법입니다. 이유는 앞선 저의 주장에 따르면 누구나 이해 해야 하고 함축적으로 해야합니다. 즉 요약과 범용을 동시에 해야 한다고 주장을 하고 있는데, 지금은 도표 도식화를 통해서 다시 한번 이야기 하라는 것입니다. 즉 중복이죠 그렇다면 요약을 하는 의미가 없어지게 됩니다. 하지만 제가 이런 방법을 선호 하는 것은 즉 반복적인 내용을 보여주는 이유는 사람의 정보탐색 방법 구조 때문입니다. 사람은 정보를 탐색을 할 때 처음 정보가 들어오면 그것이 무엇인지 해독 하려고 노력 합니다. 이때 많은 정보를 요구 하죠, 하지만 정보는 충분하지 않을 것이므로 계속해서 정보를 탐색하기 위해 노력 합니다. 이때 누군가 다시 한번 정보를 정리 해서 설명해 준다면, 설명해준 사람에 의해 정보를 수집 하였지만 스스로 정보를 수집하여 정리 하였다고 착각을 하게 됩니다. 그리고 이러한 착각에서 매우 높은 수준의 만족감을 느끼게 됩니다. 그래서 저는 도표, 도식화를 통해 반복 강조 하는 것을 매우 선호 합니다.

 

4. 반드시 종료가 되야 합니다. 즉 보고서 자체로 내용이 완결 되야 합니다.

보고서를 작성하게 되면, 보고서 자체로 결론이 나와야 합니다. 현상 확인 보고서에서는 현재 조건과 상황에 대해서 설명을 하게 되는대 이때에도 반드시 해결 방법을 제시 해야 합니다.

만약 해결방법 제시가 되지 않으면 사건 (보고서)가 마무리 된 것이 아니므로 마무리를 위해 계속 협의하고 미팅하고 토론 합니다. 하지만 마무리가 된 것이 있다면 해당 마무리 내용에 대해서만 이게 맞는지 틀리는지를 확인하게 되고 다음 과업이 할당 됩니다. 이때 중요한 것은 내가 내린 ‘결론’이 정답에 가까우면 좋지만 꼭 정답이 아니여도 좋습니다.

 

5. 위 내용이 1장으로 나와야 합니다.

결론은 무조건 한 장으로 나와야 합니다.

모든 내용을 한 장으로 요약하여 명확하게 전달하는 것이 중요합니다.

 

 

지금까지 말씀드린 사항을 통해 보고서의 목적과 내용을 효과적으로 전달하고, 이해를 도모할 수 있습니다. 제가 알려드린 사항들을 참고해 최고의 보고서를 만들어 보세요!

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생성형인공지능, LLM, 일잘러, RAG응용, 챗지피티 를 활용해서 프로 일잘러 되기 출간 준비중~~!!